Assistant (e) de direction

Cette formation est intégralement modulable et personnalisable en fonction des acquis et des besoins

Module 1 : Français et Anglais 

• Compréhension écrite de documents
• Production écrite
  • Comptes rendus réalisés à partir de notes
  • Contrôle de production avant transfert et diffusion
  • Utilisation des modes opératoire et de la charte graphique de l’entreprise
  • Communication via outils collaboratifs, courrier, courriel et réseaux sociaux en choisissant le style et l’outil adapté en fonction de la situation et des différences culturelles éventuelles
  • Représentation des standards et du corporate de l’entreprise
• Compréhension orale
• Production orale
  • Opérations d’accueil physique et téléphonique
  • Filtre et sélection des demandes et des informations
  • Utilisation d’un vocabulaire et d’une grammaire adaptés à la situation et aux différences culturelles
  • Prise de note rapide en Français ou en Anglais
  • Réalisation de synthèses rapides en Français ou en Anglais

Module 2 : Informatique et bureautique

• Traitement de textes
  • Fonctions avancées du traitement de texte
  • Techniques de communication écrite
  • Respect de la charte graphique de l’entreprise
• Tableur
• Présentations
  • Organisation et présentation des informations
  • Création de documents clairs, accessibles aux personnes en situation de handicap et attractifs
  • Valorisation de l’information
• Gestion commerciale
• Utilisation des réseaux sociaux
  • Communication d’entreprise sur les réseaux sociaux

Module 3: Assistance de direction

• Process administratifs
  • Création de logigrammes
  • Création de process et de modes opératoires
  • Communication orale et écrite adaptée au type de communication souhaité
• Pilotage et informations numériques
  • Utilisation des fonctions avancées de tableur. Gestion de données
  • Statistiques
  • Création de graphiques adaptés à la situation
  • Analyse quantitative et qualitative de données
  • Contrôle des informations
  • Recueil des informations
  • Conception de commentaires argumentatifs et synthèses
  • Techniques de communication pour la relance de la collecte d’informations
• Organisation et coordination
  • Planification
  • Utilisation des outils de bureautiques pour la conception de documents clair et argumentés
  • Création de listes de tâches, de tâches planifiées et de rétro-planning
  • Organisation de déplacements professionnels
  • Organisation de réunions et de réunions en distanciel
  • Analyse de situations et proposition de solutions pour les situations complexes
  • Suivi du budget de l’entreprise au quotidien en relation avec le comptable
  • Optimisation des coûts
  • Création et suivi des notes de frais
  • Mise en place et suivi de feuilles de route et de compte rendus
• Organisation éco-responsable
  • Connaissance et prescription d’achats responsables adaptés au fonctionnement de l’entreprise
  • Principe du « gagnant-gagnant »
  • Gestion de l’emprunte carbone, transports zéro-carbone (voiture électrique, train…)

Module 4 : Traitement, organisation et diffusion de l’information 

• Traitement, synthèse et diffusion de l’information
  • Identification des sources d’information et veille informationnelle et légale
  • Analyse de l’information, des demandes et synthèse
  • Restitution d’information et diffusion sélective
  • Création, diffusion et exploitation de questionnaires
  • Contrôle de publications
  • Conception de discours, prise de parole en public
  • Proposition de déploiement d’outils collaboratifs adaptés
• Conservation de l’information et archivage
  • Création de process pour le classement efficace et conforme aux normes de protection des données personnelles (RGPD)
  • Utilisation ou création de plan de classement adapté
  • Application des techniques de classement classiques
  • Gestion des sauvegardes et protections en collaboration avec le DSI
  • Veille technologique sur les outils adaptés
  • Compréhension et utilisation au quotidien des règles de sécurité informatique et de protection des données personnelles
  • Protection des données sensibles de l’entreprise en collaboration avec le DSI
  • Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données.

Module 5 : Gestion de projet et ressources humaines

• Organisation d’évènements
  • Conception d’outils de suivi et de planning pour l’organisation d’évènements professionnels et commerciaux
  • Organisation d’évènement par étapes
  • Coordination les acteurs, de l’avancement et des actions à réaliser
  • Gérer le budget
  • Mise en place d’un bilan à la suite d’un évènement
  • Négociation avec les acteurs liés à l’évènement
• Ressources humaines
  • Contrôle des informations liées au personnel
  • Création d’un plan de développement des compétences
  • Veille liée à la législation du travail et aux évolutions de la formation professionnelle
  • Application de la RGPD sur les données de ressources humaines
  • Collecte, transmission et traitement des informations liées aux salariés
  • Respect des échéances salariales en contact avec le comptable
  • Planification des rencontres avec les salariés et création des comptes-rendus
• Coordination de projet
  • Utilisation des outils de planification et des outils collaboratifs
  • Planification des acteurs
  • Communication orale et écrite
  • Organisation des réunions et des évènements à distance
  • Analyse de situation, synthèse
  • Gestion du temps, des délais, des échéances, des contraintes et des procédures
  • Organisation du temps de travail

Module 6: Comptabilité

• Elements comptables liés à l’assistanat de direction
• Gestion de la paye
• Logiciel de paye